V době psaní tohoto článku je v Evropě uzavřena epidemie koronaviru. Mnoho firem přešlo na práci na dálku. Rozhodli jsme se proto vytvořit průvodce zdravým rozumem pro funkční domácí kancelář. Přestože mnozí již budou mít s home office zkušenosti, doufáme, že si každý najde nějakou drobnost, která jeho zkušenosti ještě vylepší.
Neberte však tento článek jen jako reakci na současnou krizi.
Návody zde uvedené platí pro jakoukoli jinou situaci v domácí kanceláři: dlouhodobá nemoc, práce na volné noze, vzdálené týmy. Také proto, že na toto téma již existuje mnoho článků, jsme tento článek zaměřili speciálně na produktivní domácí kancelář marketérů, CMO, freelancerů, agenturních pracovníků, produktových manažerů a dalších kreativních lidí zvyklých pracovat v týmech a primárně v kancelářích.
Krok 1: Nastavení domácí kanceláře
Předpokládejme, že v současné době máte dvě prostředí:
- Vaše kancelář, která je navržena tak, aby vám pomohla soustředit se, být produktivní a co nejvíce protáhnout mozek.
- Váš domov, navržený pro naprostý opak. K relaxaci, zklidnění a osvěžení mysli.
Nemůžete a ani byste se neměli pokoušet proměnit svůj domov v kancelář. Musíte však vyhradit si doma prostor, který bude plnit funkci kanceláře.. Ideální je oddělená místnost. Ale pokud je to jen jeden stůl nebo křeslo, definujte a pojmenujte ho.
Věnujte nějaký čas přípravě tohoto místa. Vytvořte stránky příjemné pracovní prostředí, které omezuje rozptylování a podporuje soustředění..
Oblasti, na které byste se měli zaměřit:
- umožnění správného držení těla při práci (vyvýšená obrazovka, myš, pohodlná židle, dostatek slunečního světla...).
- vytvoření nějaké formy bariéry (např. zavření dveří - rozhodně si nevybírat práci z pohovky u televize ?) mezi oběma prostory (domovem a kanceláří).
- podpořit soustředění tím, že si předem pořídíte všechny potřebné materiály (např. pero, poznámkový blok, výměnu baterií v myši).
- omezit rozptylování tím, že se budete držet dál od ďáblovy trojice (televize, pohovka, lednička).
Pokud nežijete sami, ujistěte se, že lidé ve vašem okolí znají a respektují vaši domácí kancelář. Požádejte je, aby vás v kanceláři nerozptylovali, pokud to není nezbytně nutné. Stanovte si vzájemně přijatelná pravidla.
Krok 2: Denní rutina pro zahájení úspěšné domácí kanceláře
Po probuzení byste neměli začít pracovat okamžitě. Stejně tak byste neměli otálet. Nastavte si denní rutinu, která vás nakopne.
- Pořiďte si dobrý, zdravá snídaně v domácím prostředí (ne v kanceláři).
- Proveďte ranní cvičení. Ať už je to HIIT s online aplikací (např, Sedm), cvičení jógy nebo jen dřepy. Rozpumpujte srdce a naplňte mozek kyslíkem.
- Oblečení do práce. To neznamená pracovat z domova v obleku. Ale také nepracujte v pyžamu. Dobrý pocit ověří, že se na videokonferenci nemusíte převlékat.
- Otevřete okna, dostat do domácí kanceláře čerstvý vzduch služby v oblasti dejte si kávu nebo čaj, nebo jiný "zdravý" nápoj, na který jste zvyklí.
- Posaďte se, zkontrolujte svůj týdenní plán a denně si vytvářejte seznam toho, čeho chcete dosáhnout.. Pomocí kalendáře si vytvořte realistický plán realizace. Neočekávejte, že vytáhnete 8 hodin produktivní práce. Snažte se o maximálně 5-6 hodin. To platí zejména pro kreativní práci, jako je marketing, kde kvalita převažuje nad kvantitou.
Krok 3: Práce během dne
Zejména pro marketéry platí, že musíme rozlišovat mezi prací s hyperfokusem a prací s rozptýleným fokusem..
- Při práci na briefu, psaní článku nebo tvorbě podrobné prezentace, kde rozhoduje náš mozek a kreativita, musíme pracovat v režimu "hyper-focus".
- Na druhou stranu opakující se úkoly, jako je vyplňování pracovních výkazů nebo účast na schůzkách s ostatními, spadají do režimu "rozptýleného soustředění".
Rozdělte si den tak, abyste provádět úkoly s vysokým soustředěním, když máte nejvíce energie a nejméně rozptýlení.. Každý je jiný. Určete si sami, zda se vám nejlépe pracuje před nebo odpoledne. V každém případě vypněte všechna oznámení (nebo všechna ta, která můžete). Podle výzkumů může každé drobné vyrušení (tj. ping na telefonu) zabrat až 20 minut na přeorientování. Snažte se zůstat v režimu soustředění co nejdéle. Ale . nezapomínejte na zasloužené přestávky po každém úspěchu. dobíjet! Využijte tento čas k návštěvě toalety, nadechnutí se čerstvého vzduchu nebo k rozhovoru s rodinou.
Naopak, naplánujte si rozptýlené úkoly na dobu, kdy máte nejméně energie a nejvíce rozptýlení. Nepřepínejte však z jednoho úkolu na druhý a nepropadejte prokrastinaci. Zablokujte si v počítači aplikace náchylné k prokrastinaci (např. sociální sítě nebo zpravodajské portály) pomocí aplikací, jako je např. Forest. Spusťte a Hodiny Pomodoroa definovat, že budete pracovat 25 minut a pak si dáte 5 minut přestávku. Využívejte schůzky k získávání energie od ostatních, aby vám pomohli splnit úkoly.
Přes den, nezapomeňte na pořádnou přestávku na oběd. služby v oblasti získat trochu slunečního světla (alespoň na balkoně⛱), abyste se mohli dobít. Pouhých 10 minut od počítače vám pomůže získat energii na většinu odpoledne!
Krok 4: Spolupráce s ostatními na dálku
Jako marketéři jsme zvyklí hodně mluvit a vymýšlet kreativní řešení v týmech. Jak to děláme, když nejsme na jednom fyzickém místě?
- Možná je to trochu neintuitivní, ale nastavit pravidla pro podporu individuálního režimu hyperfokusu.. V kanceláři je snadné fyzicky opustit diskusi a přejít do režimu hyper-soustředění. Když není fyzický prostor k opuštění a diskuse se přesune do chatů a hovorů, je to mnohem těžší. Proto se jako tým dohodněte na konkrétních pravidlech; žádné ad hoc požadavky, žádná vynucená oznámení při DND atd.
- Vytvoření prostoru pro sdílení nápadů. Třeba speciální kanál na Slacku, digitální myšlenková mapa nebo e-mailový řetězec. Prostor, kde si lidé mohou zapisovat své nápady a ostatní na ně mohou ve svém volném čase reagovat.
- Do brainstormingové online sezení. Požádejte všechny, aby přišli připraveni diskutovat o konkrétním tématu. Ať si každý zapne webovou kameru (protože 70% komunikace probíhá neverbálně). Použijte digitální tabuli (tj, Miro), abyste mohli diskutovat o problémech. Především však mějte moderátora, který bude diskusi udržovat na správné cestě. Nezapomeňte, že schůzka s 10 lidmi, která trvá o 30 minut déle, než je třeba, má za následek ztrátu 5 hodin produktivního pracovního času.
- Proveďte rychlou každodenní schůzky. Maximálně 10 minut. Každý se podělí o to, co se mu ten den podařilo. Skvělý způsob, jak se vzájemně psychologicky motivovat a udržovat týmovou dynamiku.
- Bavte se! Součástí práce v kanceláři je sdílení smíchu, vytváření vztahů s lidmi, prostě obecně se bavit. Všichni potřebujeme svou denní dávku rozhovorů s kávovarem!!! ☕️ Jen proto, že jste (nebo celý váš tým) na HO, byste se neměli měnit v roboty. Posílejte si navzájem vtipy, zahajujte schůzky zábavnými historkami, dělejte digitální večírky nebo každodenní meme výzvy. Trik spočívá v tom, že to všechno udržíte v rovnováze.
Krok 5: Slaďování práce a rodiny
Pokud máte děti, pravděpodobně si v tuto chvíli říkáte: "Jo, skvělé, ale nic z toho není možné, když mám doma dva malé draky." Máte naprostou pravdu! Existuje několik věcí, které můžete vyzkoušet:
- pokud máte vy i váš partner současně home office, vyměňte si je. (jeden pracuje ráno, druhý večer). Čtyři hodiny smysluplné práce jsou mnohem lepší než osm hodin nesmyslné práce. A vždycky to můžete dokončit, až půjdou děti spát.
- pokud nemáte partnera, s nímž byste se mohli vyměnit, snažte se svým dětem poskytnout smysluplnou zábavu.. Existuje spousta vzdělávacích videí a kurzů, které baví děti všech věkových kategorií (např. zdarma Amazon Audible Příběhy pro děti a dospívající)
- tam je není nic špatného na tom, když trochu podvádíte. Smiřte se s tím, že život nikdy nebude dokonalý. Pokud musíte dokončit prezentaci pro svého šéfa, je v pořádku, že jednou necháte své děti celý den sledovat televizi. To z vás nedělá hrozného rodiče.
Krok 6: Uzavření
Víte, jak na konci každého pracovního dne dojíždíte domů a máte čas na "deprese"? No, totéž musíte udělat i v domácí kanceláři. Jakmile dokončíte všechny úkoly (nebo se vám vypne mozek), projděte se rutina na konci dne:
- Napište si seznam svých úspěchů za daný den (nebo si zapište počet odpracovaných hodin).
- Napište si na papír, co se vám dnes povedlo a co byste mohli udělat lépe?
- Vytvořte si plán úkolů na zítřek.
- Nakonec (ano, je to hloupé, ale funguje to) vstaňte, vypněte počítač a světlo a řekněte: "Pro dnešek jsem skončil. Udělal jsem to nejlepší, co jsem mohl, a zítra budu pokračovat."
Od té chvíle zapomeňte na práci, načerpejte energii a odpočívejte.
Závěrem lze říci, že domácí kancelář je dovednost jako každá jiná. Nelze srovnávat den v kanceláři s dnem v home office. Nebuďte na sebe příliš přísní. Doma nebudete pracovat 8 smysluplných hodin denně (stejně jako v kanceláři). Nesrovnávejte se s ostatními. Pokud máte "volný den", nezapomeňte, že je máte i v kanceláři. Jediné, co můžete udělat, je snažit se být každý den lepší! A upřímně řečeno, už jen tím, že jste si přečetli tento článek, patříte mezi 10% nejlepších výkonných pracovníků v domácí kanceláři, protože vám na tom záleží!
Další informace:
English (UK) 
Čeština